Захист замовлень складається з кількох заходів: персональних облікових записів, обмеження доступу до контактів, контролю експорту та перевірки історії змін. Одна функція CRM не перекриває всі можливі способи витоку даних.
Нижче — відповіді на запитання, які допоможуть перевірити роботу відділу продажів і зберегти контроль над клієнтською базою.
Чи достатньо встановити CRM?
Самого підключення системи недостатньо. Якщо всі працівники мають повні права, відкриті телефони та можливість експортувати базу, значна частина ризиків залишається.
CRM потрібно налаштувати під ролі команди. Перевірте, які дані бачить кожен співробітник, що він може змінювати та які дії зберігаються в історії.
Як захистити замовлення від крадіжки через копіювання телефонів?
Обмежте видимість номерів і можливість масового вивантаження контактів. Якщо телефон можна відкрити для виконання завдання, перевірте, чи фіксує система цю подію.
Наприклад, у відео про LP-CRM показано приховування номерів та історію їх перегляду. Такі налаштування допомагають зменшити доступність бази для копіювання.
Водночас працівник може запам’ятати або записати окремий контакт. Тому маскування потрібно поєднувати з контролем інших операцій.
Чи означає велика кількість відмов крадіжку клієнтів?
Ні. Відмови залежать від якості трафіку, ціни, наявності товару, швидкості відповіді та навичок менеджера.
Підставою для детальної перевірки стає невідповідність. Наприклад, у розмові покупець підтвердив замовлення, а в CRM зазначено, що він відмовився.
Перевіряйте конкретні заявки та пояснення працівника. Порівнюйте менеджерів, які працюють у схожих умовах.
Читайте також: Як перевірити якість лідів і підвищити апрув; Як використовувати LP-CRM для e-commerce бізнесу; CRM для бізнесу: топ-5 переваг для інтернет-магазину.
Як знайти видалене замовлення?
Якщо CRM має кошик, перевірте його вміст та історію видалення. З’ясуйте, хто видалив заявку, коли це сталося і з якої причини.
Серед видаленого можуть бути дублікати, тестові звернення або спам. Для таких випадків варто погодити правила, щоб звичайне очищення бази було зрозумілим для керівника.
Які доступи потрібні складу?
Набір прав залежить від процесу відправлення. Якщо накладні створює відділ продажів, склад може працювати з готовими документами та реєстрами.
Якщо відправлення бере на себе фулфілмент LP-SKLAD, склад отримує лише дані для доставки. Коли оформлення ТТН належить до завдань комірника, потрібні відповідні дозволи. Перевірте, які контактні дані стають доступними під час цієї операції.
Що перевіряти після звільнення менеджера?
Закрийте доступ до CRM, телефонії, корпоративної пошти та інших робочих сервісів. Змініть спільні паролі й призначте відповідальних за відкриті заявки.
Перевірте, чи не залишилися активними інші способи входу.
Як часто проводити перевірки?
Єдиного графіка для всіх компаній немає. Орієнтуйтеся на обсяг замовлень, кількість працівників та попередні інциденти.
Почніть із регулярної вибірки відмов і видалень. Окремо перевіряйте звернення покупців про сторонні відправлення та незрозумілі зміни. Порядок перевірки має бути відомий відповідальному керівнику.
Фіксуйте результати, щоб бачити повторювані проблеми та оцінювати, чи допомогли зміни в налаштуваннях.
